Ephemera (osana Digitalian käynnistämistä)

  • Hölttä, Tiina, (Osallistuja)
  • Hölttä, Tiina, (Muu)

Kuvaus

Ephemera-projektin tavoitteena oli suunnitella ja toteuttaa skaalautuva, massatuotantotekniikkaa hyväksikäyttävä digitointiprosessi arkistotyyppisille irtolehti- ja pienpainateaineistoille. Uutta toimintaympäristöä luotaessa oli tarkoitus ottaa huomioon aineiston ominaisuudet, aineiston logistinen
seuranta, prosessissa syntyvien digitaalisten objektien pitkäaikaissäilytys sekä aineiston saattaminen verkkoon soveltuvien metadataratkaisujen kera. Alatavoitteina oli luoda hyviä, selkeitä, formaaleja toimintamalleja ja välineitä painettujen pienpainatteiden digitoimiseksi sekä luoda tiedonhakijoille parempia
valmiuksia arkistotyyppisten lähdeaineistojen käytettävyydelle sekä edistää niiden saatavuutta.

Projektissa oli kyse usean erityyppisen osa-alueen kehittämistyöstä ja arkityön yhdistämisestä kehitykseen kuten digitointiin tulevien aineistojen materiaalilogistiikan, kuvailun, skannauksen, jälkikäsittelyn ja eri
tietojärjestelmien räätälöinnistä, hallinnasta sekä niiden integroimisesta toisiinsa toimivaksi pienpainatteiden digitoinnin prosessiketjuksi. Työ edellytti laajaa toimijoiden verkkoa, välinekehitystä, oppimis- ja muutoskykyä. Digitointiprosessin kehitystyötä sivusi tulevaisuuspainotteinen osittain ostopalveluna toteutettu ontologiaosakokonaisuus, minkä tuloksia hyödynnetään tulevan digitointiprofessuurin ja sen asiantuntijatyöryhmän jatkaessa digitaalisten sisältöjen syvempää jatkojalostusta. Projekti loi uuden ja käytännönläheisen digitoinnin toimintamallin painetun arkistotyyppisen aineiston käsittelyyn. Se sisälsi sekä teknistä tietojärjestelmien että koko toimintaketjun läpäisevää sosiaalisissa prosesseissa tapahtuvaa suunnittelu- ja toteutustyötä. Rakentamisessa käytettiin hyväksi kehittävän työntutkimuksen periaatteita.

Metatiedon käsittely ja kerääminen osana digitaalista toiminnan arvoketjua oli yksi merkittävä osakokonaisuus. Lähtötilanteessa oli luetteloimaton, suuri fyysinen painettu kokoelma. Digitaalisessa nykytaloudessa kokoelmaa enemmistölle tiedonhakijoista ei ole olemassa niin kauan kun se ei ole verkon
kautta haettavissa ja käytettävissä. Historiallisesti arvokkaalle ja harvinaiselle pienpainatekorpukselle on nyt luotu systemaattinen toimintojen ketju, jonka lopputuloksena fyysiset pienpainatteet ovat korvattavissa digitaalisilla verkkokäytettävillä pienpainatejulkaisuilla. Digitoidut ryhmät voivat jäädä arkistokokoelmaksi, jolloin ne eivät enää kulu käytössä.

Vanhentunut digitointiprosessi korvattiin tämän hetken digitaaliseen tiedonhallinnan tietotaitoon ja massatuotantotekniikkaan pohjautuvalla uudella pienpainatteiden digitoinnin toimintajärjestelmällä. Suunnittelutyön tuloksia hyödynnettiin käsittelemällä pilottiaineistoja uuden digitointiprosessin mukaisesti.
Suunnittelun, toteutuksen ja pilottitestauksen sekä kokonaisuuteen tehtyjen korjausten myötä koko toimintajärjestelmä kaikkine toiminnan osatekijöineen on vakaampi ja käytännöt kehittyneempiä. Tuotantokäytössä järjestelmien ominaisuudet ja toiminnallisuudet nousevat keskeiseksi sen jälkeen kun
uudet toimintatavat on sisäistetty ja vakiintuneet. Uuden toimintatavan tulokset kuten pienpainatejulkaisujen viitetiedot ovat tutkijoiden ja kansalaisten haettavissa Fennica-tietokannasta (fennica.linneanet.fi) ja digitaaliset pienjulkaisut (objektit) ovat käytettävissä Kansalliskirjaston ylläpitämän Doria-julkaisuarkiston (www.doria.fi) kautta. Digitaalisten palveluiden saatavuus lisääntyi ja käytettävyys helpottui sekä tutkimuksellisten resurssien määrä kasvoi suoraan yli 5 000 julkaisulla.

Verkostot ja kumppanuusajattelu nousivat myös eri tavalla toiminnan keskiöön Ephemera-projektia toteutettaessa. Yhteistyö erikoistuneiden asiantuntijoiden kesken on organisaation tärkeä kilpailuvaltti. Toimintajärjestelmää ja sen välineitä kehitettiin yhteiskehittelynä, pyrkien samalla pienpainateaineiston
palvelukokonaisuuden kehittämiseen. Toiminnan uudistaminen oli pitkä ja monisyinen prosessi, jota hallitsi muutostoiminnan kiertokulku. Valmis uusi toiminnan malli ja sen käyttöönotto edelsi lukuisia ponnistuksia
ja haasteiden ratkaisuja. Ephemera-projektissa kokonaisuudessa oli pyrkimys parantaa koko arkistomaisen irtolehti- ja pienpainateaineiston digitointikokonaisuutta tuotannon johtolankoina taloudellisuus, tehokkuus,
skaalautuvuus, mutta samalla asiakkaiden tiedontarpeet johtotähtenä ja tulevaisuus ennakoiden.

Kansainvälisesti pienpainatteiden metatiedon suunnittelu, kerääminen ja paketointi osana digitointiketjua ovat merkittäviä avauksia arkistotyyppisen aineiston verkkoon saattamiseksi laajamittaisesti ja taloudellisesti. Digitaalinen pienpainateobjekti luetteloidaan ja sitä koskevat metatiedot kerätään automaation tai puoliautomaation avulla osana digitaalista jälkikäsittelyketjua. Julkaisujen viitetiedot saatetaan Fennica-tietokannassa haettavaksi. Maailman kirjastojen näkökulmasta katsoen vastaavaa pienpainatteiden digitoinnin toimintajärjestelmämallia ei tiettävästi vielä ole muualla tuotantokäytössä.
TilaPäättynyt
Todellinen alku/loppupvm01/06/200830/04/2012